Wie funktioniert der Mandantenimport aus DATEV?

Über die Funktion „Import“ können Mandanten direkt aus den DATEV-Stammdaten nach KanzleiDrive übernommen werden.

Dabei werden die in DATEV vorhandenen Mandanten, Adressaten und Beziehungen ausgewertet, um sowohl das Mandat als auch die zugehörigen Mandantenbenutzer automatisch anzulegen.

Welche Daten werden übernommen?

Beim Import eines Mandanten werden folgende Informationen aus DATEV übernommen:

• Mandantenname
• Mandantennummer
• DATEV-ID

Anschließend legt KanzleiDrive automatisch die zugehörigen Mandantenbenutzer an.

Wie werden Mandantenbenutzer ermittelt?

Die Benutzer werden anhand der mit dem Mandanten verknüpften Adressaten erstellt.

Damit ein Benutzer automatisch angelegt werden kann, muss das Adressat über folgende Informationen verfügen:

• E-Mail-Adresse
• Nachname

Fehlen diese Angaben, kann kein Mandantenbenutzer erstellt werden.

Import von natürlichen Personen

Bei Mandanten vom Typ „Natürliche Person“ wird das direkt mit dem Mandat verknüpfte Adressat verwendet.

Verfügt dieses Adressat über eine E-Mail-Adresse und einen Nachnamen, wird automatisch ein Mandantenbenutzer angelegt.

Import von Unternehmen

Bei Mandanten vom Typ „Unternehmen“ sucht KanzleiDrive nach natürlichen Personen, die über Beziehungen mit dem Unternehmensadressat verknüpft sind.

Für jede gefundene natürliche Person mit gültiger E-Mail-Adresse und Nachnamen wird ein Mandantenbenutzer angelegt.

Dadurch können beispielsweise Geschäftsführer, Gesellschafter oder Ansprechpartner direkt übernommen werden.

Besonderheit bei Einzelunternehmen

Einzelunternehmen werden technisch wie Unternehmen behandelt.

Da DATEV bei Einzelunternehmen unterschiedliche Stammdatenstrukturen zulässt, kann KanzleiDrive zusätzlich die weiteren mit dem Mandanten verknüpften Adressaten prüfen, falls keine natürliche Person über die Beziehungen gefunden wird.

Warum wurde kein Mandantenbenutzer angelegt?

Die häufigsten Ursachen sind:

• Im DATEV-Adressat ist keine E-Mail-Adresse hinterlegt.
• Im DATEV-Adressat fehlt der Nachname.
• Es existiert keine verknüpfte natürliche Person.
• Die Stammdatenstruktur in DATEV ist unvollständig oder ungewöhnlich aufgebaut.

In diesen Fällen kann der Benutzer anschließend manuell in KanzleiDrive angelegt oder ergänzt werden.