Signaturprozess

Schritt 1: Dokumente auswählen

Ein Signaturvorgang kann auf zwei unterschiedliche Arten gestartet werden:

direkt in KanzleiDrive
oder wie gewohnt aus dem DATEV DMS heraus

Manueller Start in KanzleiDrive

Beim manuellen Start öffnen Sie den Bereich „Signaturvorgänge“ innerhalb von KanzleiDrive.

Wählen Sie zunächst den gewünschten Mandanten aus.

Anschließend können die Dokumente auf verschiedene Arten hinzugefügt werden:

Vorhandene Dokumente aus KanzleiDrive auswählen
Dokumente direkt aus dem DATEV DMS importieren
Dateien manuell hochladen

Start aus dem DATEV DMS

Alternativ kann der Signaturvorgang direkt aus dem DATEV DMS heraus gestartet werden.

Dabei werden bereits verschiedene Informationen automatisch übernommen, beispielsweise:

der Mandant
die ausgewählten Dokumente
hinterlegte Ordnerstrukturen bzw. Ablageorte

Dadurch lässt sich der Signaturprozess ohne erneute manuelle Zuordnung direkt weiterführen.

Schritt 2: Dokumente konfigurieren

Nach dem Upload legen Sie für jedes Dokument fest, wie es innerhalb des Signaturvorgangs verwendet werden soll.

1. Aktion festlegen:

Für jedes Dokument kann definiert werden, ob es:

signiert werden soll
oder lediglich als Anhang mitgesendet wird

Dadurch können beispielsweise ergänzende Informationsdokumente versendet werden, ohne dass eine Signatur erforderlich ist.

2. Speicherort definieren

Zusätzlich kann für jedes Dokument ein individueller Speicherort hinterlegt werden.

Dadurch lassen sich Dokumente nach Abschluss des Signaturvorgangs automatisch in unterschiedliche (DATEV-DMS) Ordner ablegen.

3. Dokumente zusammenführen

Optional können mehrere Dokumente vor der Signatur zu einem einzelnen Dokument zusammengeführt werden.

Aktivieren Sie hierzu die Funktion „Dokumente zusammenführen“.

Die Reihenfolge der Dokumente kann per Drag & Drop angepasst werden.

Schritt 3: Empfänger und Rollen festlegen

Im nächsten Schritt definieren Sie die beteiligten Personen des Signaturprozesses.

Es können hinzugefügt werden:

Mandanten
Kanzleimitarbeiter
externe Personen

Zusätzlich kann eingestellt werden, ob Sie selbst ebenfalls signieren möchten.

Rollen innerhalb des Signaturprozesses

Für jede Person kann eine individuelle Rolle festgelegt werden.

Muss signieren: Die Person muss das Dokument elektronisch signieren.
Freizeichnen: Die Person prüft und bestätigt das Dokument vor der eigentlichen Signatur. Dies eignet sich beispielsweise für interne Freigaben oder Kontrollprozesse.
Betrachter (CC): Die Person erhält den Vorgang lediglich zur Einsicht und muss keine Aktion durchführen.

Signaturstufen

Je nach Anforderung kann pro Person eine unterschiedliche Signaturstufe ausgewählt werden.

EES – Einfache elektronische Signatur
Die einfache elektronische Signatur eignet sich für viele alltägliche Dokumente und Freigaben.

FES – Fortgeschrittene elektronische Signatur
Die fortgeschrittene elektronische Signatur bietet zusätzliche Sicherheits- und Nachweismechanismen.

QES – Qualifizierte elektronische Signatur
Die qualifizierte elektronische Signatur erfüllt die höchsten Anforderungen innerhalb der eIDAS-Verordnung und ist der handschriftlichen Unterschrift rechtlich gleichgestellt.
Je nach Dokumententyp oder rechtlicher Anforderung kann dadurch die passende Signaturstufe gewählt werden.

Signaturreihenfolge und Gruppen

Optional kann eine Signaturreihenfolge aktiviert werden.

Dadurch lässt sich festlegen, welche Personen den Vorgang zuerst und welche erst im nächsten Schritt bearbeiten sollen.

Innerhalb der Reihenfolge können zusätzlich Gruppen definiert werden.

Personen innerhalb derselben Gruppe erhalten den Vorgang gleichzeitig. Erst wenn alle Personen einer Gruppe ihren Schritt abgeschlossen haben, wird der Vorgang an die nächste Gruppe weitergeleitet.

Gruppen einrichten bzw. bearbeiten

Die Gruppenzuordnung erfolgt über die eingekreiste Zahl innerhalb der Reihenfolge.

Durch einen Klick auf die Zahl kann die Gruppennummer angepasst werden.

Beispiel:

Gruppe 1 → interne Freizeichnung
Gruppe 2 → finale Signatur durch den Mandanten

Dadurch lassen sich mehrstufige Freigabe- und Signaturprozesse flexibel abbilden.

Die Reihenfolge der Personen kann zusätzlich per Drag & Drop angepasst werden.

Sichtbarkeit

Für vertrauliche Vorgänge kann zusätzlich definiert werden, wer den Signaturprozess innerhalb der Kanzlei sehen darf.

Es stehen folgende Optionen zur Verfügung:

Sichtbar für alle
Sichtbar nur für sich selbst

Schritt 4: E-Mail-Inhalt erstellen

Im nächsten Schritt definieren Sie den Inhalt der Signaturanfrage.

Hier können Sie:

einen individuellen Betreff vergeben
eine persönliche Nachricht hinzufügen
bestehende Vorlagen verwenden
neue Vorlagen speichern

Dadurch lassen sich wiederkehrende Signaturprozesse deutlich schneller erstellen.

Schritt 5: Dokumente vorbereiten

Vor dem Versand können die benötigten Felder direkt innerhalb des Dokuments platziert werden.

Hierfür stehen verschiedene Feldtypen zur Verfügung:

Name
Datum
Signatur
Paraphe
Textfeld
Checkbox

Die Felder können per Drag & Drop an die gewünschte Position im Dokument gezogen werden.

Personen zuweisen

Beim Platzieren eines Feldes wird festgelegt, welcher Person das jeweilige Feld zugeordnet ist.

Dadurch kann exakt definiert werden, welche Person:

unterschreiben muss
eine Paraphe setzen soll
ein Textfeld ausfüllt
oder eine Checkbox bestätigt

Pflichtfelder

Felder können optional als Pflichtfeld markiert werden.

Pflichtfelder müssen vor Abschluss der Signatur vollständig ausgefüllt werden.

Mehrseitige Dokumente

Felder können auf beliebigen Seiten innerhalb des Dokuments platziert werden.

Die Dokumentenvorschau ermöglicht dabei eine direkte Navigation zwischen den Seiten.

Schritt 6: Signaturvorgang starten

Nach der Dokumentenvorbereitung erhalten Sie eine abschließende Sicherheitsabfrage.

Mit „Jetzt starten“ wird der Signaturvorgang aktiviert und die Signaturanfragen an die ausgewählten Personen versendet.

Schritt 7: Übersicht, Status & Signaturprotokoll

Nach dem Start des Vorgangs erhalten Sie eine vollständige Übersicht über den aktuellen Bearbeitungsstand.

Hier sehen Sie unter anderem:

den aktuellen Status des Vorgangs
alle beteiligten Personen
die gewählte Signaturstufe
den Bearbeitungsstatus je Person
die enthaltenen Dokumente
das vollständige Signaturprotokoll

Weitere Funktionen

Zusätzlich können Sie:

Erinnerungen versenden
Dokumente herunterladen
Vorgänge archivieren
laufende Vorgänge stornieren

Alle Aktionen innerhalb des Signaturprozesses werden automatisch im Signaturprotokoll dokumentiert.

Signaturprotokoll

Jeder Signaturvorgang enthält ein vollständiges Signaturprotokoll.

Darin werden sämtliche Aktionen innerhalb des Prozesses automatisch dokumentiert und nachvollziehbar gespeichert.

Das Signaturprotokoll enthält unter anderem:

den Zeitpunkt des Versands
den Versandstatus
den Zeitpunkt des Öffnens
die jeweilige Aktion der beteiligten Personen
verwendete Signaturstufen
Zeitpunkte der Signaturen und Freizeichnungen
Informationen zum Abschluss des Vorgangs

Das Protokoll kann direkt innerhalb des Signaturvorgangs eingesehen und als PDF heruntergeladen werden.

Bestehende und alte Signaturvorgänge

Alle aktuellen Signaturprozesse finden Sie im Bereich „Signaturvorgänge“. Neue Vorgänge können über „Neuer Signaturvorgang“ gestartet werden.

Alte Signaturvorgänge anzeigen

Bereits bestehende Vorgänge aus dem bisherigen Signaturbereich können weiterhin eingesehen werden.

Diese finden Sie über die Schaltfläche „Zu den alten Vorgängen“ oben rechts innerhalb der Übersicht.

Häufige FragenWas ist der Unterschied zwischen Freizeichnen und Signieren?

Beim Freizeichnen bestätigt eine Person den Inhalt des Dokuments, ohne selbst eine elektronische Signatur zu leisten.

Beim Signieren wird hingegen eine elektronische Signatur durchgeführt.

Was passiert bei aktivierter Signaturreihenfolge?

Der Vorgang wird nacheinander an die definierten Gruppen weitergeleitet.

Erst wenn alle Personen einer Gruppe ihren Schritt abgeschlossen haben, wird die nächste Gruppe informiert.

Können Dokumente automatisch im DATEV DMS abgelegt werden?

Ja. Für jedes Dokument kann ein individueller Speicherort definiert werden.

Dadurch lassen sich Dokumente automatisiert und strukturiert im DATEV DMS ablegen.

Können zusätzliche Dokumente ohne Signatur mitgesendet werden?

Ja. Dokumente können als „Anhang“ markiert werden und werden dann ohne Signaturanforderung mitgesendet.